Na čekačku zapíšete pacienta, který chce dřívější termín, nebo akutního náhradníka. Když se termín uvolní, nabídne se mu sám e-mailem nebo SMS s odkazem; termín dostane ten, kdo potvrdí první. Čekačku spravuje recepce, majitel a správce, terapeut vidí jen pacienty, kteří chtějí právě k němu, účetní ji nevidí.
Přidat na čekačku
Zapisuje recepce, majitel a správce – terapeut tlačítko Přidat na čekačku nemá (čekačku vidí jen pro pacienty, kteří chtějí k němu).
- V menu Čekačka (nebo na kartě pacienta v záložce Čekačka) zvolte Přidat na čekačku.
- Vyberte pacienta a službu. Volitelně terapeuty (jen ti, kdo službu dělají), pobočku, časová okna (dny a čas od–do) a období, kdy čeká.
- Akutním náhradníkům nastavte prioritu Akutní – dostanou nabídku jako první.
Pacient bez e-mailu i telefonu nabídku nedostane; doplňte kontakt na kartě. Poznámka je jen pro recepci, nepište do ní diagnózu.
Automatická nabídka zrušeného termínu
Zapnete ji v Nastavení → Automatizace (Doplnění z čekačky). Po zrušení termínu systém do minuty vybere vhodné čekající: stejná služba, terapeut zrušeného termínu (pokud ho pacient preferuje nebo nemá preferenci), pobočka, časová okna a období. Pořadí určuje priorita a potom to, kdo čeká déle. Čas ověří stejná pravidla jako kalendář (pracovní doba, kvalifikace, místnosti).
- Po jednom (výchozí) nebo víc naráz (až 5) – nastavíte v automatizaci.
- Nabídka platí nastavený čas (výchozí 30 minut). Když propadne nebo ji pacient odmítne, jde termín dalšímu čekajícímu.
- Termín, který začíná dřív než nastavený předstih (výchozí 2 hodiny), se už nenabízí.
- V nočním klidu kliniky jde nabídka jen e-mailem; pacient, který zprávy daným kanálem odmítl, jím nabídku nedostane.
Potvrzení pacientem
Pacient na stránce nabídky vidí jen čas, službu, pobočku a platnost – žádné jméno ani zdravotní údaje. Tlačítkem Chci tento termín termín obsadí; v kalendáři se objeví jako běžný termín a pacient je na čekačce Objednán. Kdo potvrdí později, uvidí „Termín už je obsazený“ a zůstane na čekačce. Dvojí obsazení nedovolí databáze.
Ruční nabídka
U čekajícího zvolte Nabídnout termín: uvidíte volné termíny podle jeho oken, vyberete jeden a platnost nabídky. Recepce může nabídnout i termín mimo okna (akutní náhradník). Živou nabídku můžete zrušit, historie nabídek ukazuje stav každé z nich.
Dřívější termín
Pacient, který už termín má, může chtít dřívější termín, pokud se uvolní. Zájem zadá:
- sám na rezervační stránce (zaškrtnutím při rezervaci) nebo v odkazu pro správu rezervace – záznam na čekačce vznikne, jakmile je rezervace spárovaná s kartou pacienta,
- sám v pacientském účtu u nadcházejícího termínu,
- recepce v detailu termínu v kalendáři (Pacient chce dřívější termín, pokud se uvolní, volitelně i u jiného terapeuta).
Na čekačce je takový záznam označený Dřívější termín se současným termínem pacienta. Nabízí se jen čas stejné služby a pobočky, u stejného terapeuta (nebo kohokoli, když pacient souhlasí), který začíná dřív než jeho termín a vejde se do pravidel přesunu kliniky. Přijetí termín přesune (žádný druhý termín nevznikne) a uvolněný pozdější čas se hned nabídne dalším čekajícím. Když pacient nabídku nepřijme nebo propadne, jeho termín zůstane beze změny.
- Pacientovi se nikdy nenabídne jeho vlastní původní čas ani čas pozdější než jeho termín.
- Řetěz přesunů z jedné uvolněné chvíle má nejvýš 5 kroků.
- Zrušený, proběhlý termín nebo termín se zapsanou účastí čekání ukončí.
Kdy se čas nabízí
Kromě zrušení termínu se nabízí i čas uvolněný přesunem termínu a nově otevřený čas v rozvrhu terapeuta (hodiny navíc, zrušené volno, odstraněný blok) v nejbližších 14 dnech.