„Jak vytvořit rezervační systém?“ ptají se fyzioterapeuti i jejich známí vývojáři. Na první pohled stačí formulář a tabulka. Skutečný rezervační systém pro ordinaci je ale víc než kalendář s tlačítkem. Tento článek ukazuje, co všechno obnáší, a proč je téměř vždy lepší použít hotové řešení.

Co obnáší rezervační systém pro ordinaci

Dostupnost a kolize. Kdo je volný, v které místnosti, na jak dlouho. Stejný termín nesmí dostat dva pacienti. Správné řešení musí kolizi bránit i při současných rezervacích dvou lidí ve stejnou vteřinu, ne jen ji zobrazit.

Délky služeb a pravidla. Každá služba má jinou délku, přípravu, cenu a smí ji dělat jen někdo z týmu. Přibývá pauzy, dovolené, pobočky, přístroje a pravidla předstihu.

Časová pásma a změna času. Na papíře jednoduché, v praxi zdroj chyb.

Potvrzení a připomínky. E-maily a SMS ve správný čas, v čitelné podobě, s odkazem na zrušení nebo přesun. Doručitelnost e-mailů a bránu pro SMS je potřeba zajistit a hlídat.

Platby. Záloha, platba kartou nebo QR převodem, vratky a párování plateb.

Pacient. Propojení s kartou pacienta, hledání duplicit, souhlasy a informace o zpracování. Jakmile rezervace obsahuje jméno a důvod návštěvy, jsou to osobní údaje; viz GDPR ve fyzioterapeutické praxi.

Zabezpečení a provoz. Ochrana proti spamu a zneužití, zálohy, dostupnost, aktualizace, podpora, když se něco rozbije v pondělí v osm ráno.

Vložení na web. Widget nebo formulář, který se vejde do vašeho webu a nezpomalí ho, bez cookies třetích stran.

Proč nestavět vlastní

  • Čas. Prototyp zvládnete za víkend, ale kolize, platby, připomínky a bezpečnost zaberou měsíce a údržba nikdy nekončí.
  • Rizika. Dvojitá rezervace nebo únik kontaktů pacientů je pro ordinaci větší problém než pro e-shop.
  • Cena příležitosti. Čas, který strávíte vývojem a hlídáním serveru, chybí u pacientů.
  • Závislost na jednom člověku. Systém, kterému rozumí jen jeho autor, je pro ordinaci slabé místo.
  • Návaznosti. Rezervace má smysl, jen když navazuje na kartotéku, platby a připomínky; to je další práce.

Vlastní řešení má smysl jen tehdy, když máte velmi specifické požadavky, které žádný hotový systém nepokrývá, a vývojáře, který to dlouhodobě udrží.

Podle čeho vybrat hotové řešení

  1. Kalendář a rezervace v jednom systému s kartotékou a platbami, ne tři propojované nástroje.
  2. Ochrana proti dvojité rezervaci na úrovni databáze.
  3. Online rezervace vložitelná na váš web a vlastní rezervační stránka, bez nutnosti programovat.
  4. Připomínky, potvrzení účasti, záloha a storno pravidla; viz nedostavení pacienta a storno poplatek.
  5. GDPR: zpracovatelská smlouva, data v EU, evidence souhlasů a přístupů.
  6. Export dat, abyste nebyli uzamčeni.
  7. Jasný ceník a možnost vyzkoušet bez závazku.

Jak to řeší FyzioPlan

  • Rezervační stránka kliniky a widget na váš web (včetně WordPress pluginu), bez cookies a bez dat třetím stranám.
  • Rezervace potvrdí recepce, nebo se potvrzují automaticky; rezervace se párují s kartami pacientů.
  • Dvojí rezervaci terapeuta nebo místnosti brání databáze, ne jen obrazovka.
  • Záloha kartou nebo QR převodem, připomínky e-mailem a SMS, potvrzení účasti a čekačka.
  • Navazuje na kartotéku, platby i souhlasy, takže se data nepřepisují z jednoho nástroje do druhého.

Postup nastavení najdete v nápovědě Online rezervace, Vložit na web a Kalendář.

Časté otázky

Jak vytvořit rezervační systém pro ordinaci?

Potřebujete kalendář s pravidly dostupnosti, ochranu před kolizemi, potvrzení a připomínky, platby a napojení na kartu pacienta. Protože jde o osobní údaje, přidává se i GDPR a zabezpečení. Proto se většinou vyplatí použít hotový systém.

Stačí mi online kalendář a formulář?

Pro pár pacientů ano. Jakmile řešíte více terapeutů, služby různé délky, zálohy a připomínky, začnou chyby a ruční práce. Pak se hotový systém vyplatí.

Je rezervační systém na vlastním webu bezpečný?

Záleží na provedení. Důležité jsou ochrana proti dvojité rezervaci, zabezpečení osobních údajů a zpracovatelská smlouva s dodavatelem.

Dá se rezervace vložit na můj web?

Ano. Widget nebo tlačítko vložíte na web podle návodu pro váš systém a FyzioPlan umí ověřit, že vložení funguje.